Office Manager

Unternehmen: Internationale Unternehmensgruppe mit britischer Muttergesellschaft (Name auf Anfrage)

Standort: Düsseldorf

Beschäftigungsart: Vollzeit (40 Stunden), Teilzeit ab 3 Tagen/Woche verhandelbar

Gehalt: 40.000–50.000 € brutto p.a. (Vollzeit-Äquivalent, bei Teilzeit anteilig), je nach Erfahrung

Start: baldmöglichst

Über die Position

Für den deutschen Standort einer international tätigen Unternehmensgruppe mit britischer Muttergesellschaft suchen wir eine engagierte, gut organisierte Persönlichkeit als Office and Business Administration Manager (m/w/d). Sie übernehmen die zentrale administrative Verantwortung für Büroorganisation, Finance Administration, Einkauf und HR-Administration und sind die wichtigste Schnittstelle zwischen dem deutschen Büro und dem britischen Headquarter.

Ihre Aufgaben

Office Management

Organisation und Steuerung des Tagesgeschäfts im Büro

Verwaltung von Büromaterial, Ausstattung und externen Dienstleistern

Koordination von Geschäftsreisen und allgemeiner Bürologistik

Organisation von Meetings inkl. Agenden und ProtokollenFinance Administration

Prüfung und Erfassung von Lieferantenrechnungen, Abgleich mit Bestellungen

Vorbereitung von Zahlläufen zur Freigabe durch das Management

Überwachung offener Posten und Unterstützung beim Mahnwesen

Zusammenarbeit mit externen Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern

Unterstützung bei Kundenrechnungsstellung und Credit ControlEinkauf

Erstellung und Verwaltung von Bestellungen

Nachverfolgung offener Bestellungen und Lieferungen

Pflege von Lieferantendaten, Einholen von AngebotenHR-Administration

Organisation von Onboarding und Offboarding

Pflege von Personalunterlagen und Mitarbeiterdaten

Unterstützung bei Arbeitsverträgen und AbwesenheitsmanagementSonstiges

Unterstützung des ISO 9001 Qualitätsmanagementsystems

Schnittstellenfunktion zwischen deutschem Standort und UK-HeadquarterIhr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, oder vergleichbare Qualifikation

Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management oder in der kaufmännischen Verwaltung

Erfahrung in den Bereichen Finance, Einkauf oder HR-Administration von Vorteil

Kenntnisse in ERP-/Buchhaltungssystemen (z. B. DATEV) wünschenswert

Erfahrung mit ISO 9001 oder Qualitätsmanagementsystemen von Vorteil

Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Gute Englischkenntnisse (mindestens B2) erforderlich, da die Position direkt mit dem UK-Headquarter kommuniziert

Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise

Zuverlässigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an EigenverantwortungWir bieten

30 Tage Urlaub zzgl. gesetzlicher Feiertage

Diskretionärer Jahresbonus

Internationales Arbeitsumfeld mit direktem Kontakt zum UK-Headquarter

Eine vielseitige Position mit GestaltungsspielraumInteresse? Bewerben Sie sich direkt über diese Anzeige mit einem aktuellen Lebenslauf.

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