Events, Public Relations Loans and Assets Coordinator

Bruxelles, Bruxelles, Belgium

• Contract duration (In Month) 12
• Locations Bruxelles - Rue de Brederode

En cohérence avec les enjeux de communication du Groupe portés par la Direction de la Communication d’Hermès International, vous êtes chargé-e de la participation de la filiale aux événements institutionnels de la Maison, assurant la coordination avec l’ensemble des parties prenantes (attaché-es de presse, prestataires externes) et garantissant la qualité de l’expérience de ses invité-es.

Vous assurez la fluidité et la pertinence de la réponse apportée aux demandes de prêts formulées à la fois par les médias en vue de shooting, et par nos partenaires d’influence en vue d’événements Hermès ou externes. Vous assurez l’excellence à chaque niveau de l’expérience offerte à ces derniers (proposition de looks, conditionnement, acheminement, et retours).

Garant-e de l'excellence opérationnelle, vous veillez à la parfaite traçabilité et disponibilité des produits du Stock Presse & Influence dans le respect des standards de qualité et de conformité de la Maison. Vous êtes également responsable de la valorisation et du pilotage des flux des produits du Stock Presse & Influence, un levier stratégique de la communication de la filiale.

Vous êtes en charge d’analyser et de rendre compte de l’usage qui est fait de ce stock, et nourrissez la réflexion portant sur son évolution.

• Pour épauler vos collègues Communication Area Manager Benelux et le Directeur de la Communication, vous êtes en charge de la logistique liée à la participation de la filiale aux grands événements institutionnels organisés par Hermès International. Cela inclut la coordination avec les équipes d’Hermès International en amont et durant l’événement, la préparation de l’expérience des invité-es de la filiale (organisation de transports et de l’hébergement, conciergerie, etc.), la préparation de roadmaps, etc. Cela comprend aussi le reporting sur les retombées locales de l’événement (couverture presse et influence).
• Vous préparez des propositions de prêts d’articles du Stock Presse et Influence destinés à nos invité-es, en coordination avec nos Attaché-es de presse et les Communication Area Manager. Vous êtes en charge de l’acheminement de ces prêts, en organisant la distribution en chambres avec le service Conciergerie des hôtels ainsi que leur rapatriement.
• Vous contribuez également au suivi continu de l’enveloppe budgétaire allouée à la participation de la filiale aux événements Hermès International.
• Vous épaulez le Directeur de la Communication et les Communication Area Managers dans la sélection des achats destinés au Stock Presse & Influence. Vous êtes présent-e lors des Semaines d’achat et des moments de « pré-collection », et nourrissez la réflexion de l’équipe portant sur ces achats, à la lumière du stock existant et des recommandations des Métiers. Vous êtes en charge de passer les commandes correspondantes auprès des Métiers.
• Vous répondez aux demandes reçues des médias (shooting) ainsi que des partenaires d’influence (prêts d’articles) de notre région, en collaboration directe avec nos Attaché-es de presse et nos Communication Area Manager, et si besoin, avec les équipes gérant le showroom de Paris. Vous assurez la qualité de l’expérience et de l’image de la Maison dans le cadre des envois des prêts, notamment par le soin apporté à l’expédition et au conditionnement des prêts.
• Vous construisez et maintenez à jour la vue d’ensemble des produits disponibles dans le Stock Presse & Influence via les outils digitaux (LaunchMetrics).
  Vous êtes l’interlocuteur-trice du Métier Beauté & Parfums et coordonnez l’organisation des « seedings », en lien avec nos Attaché-es de presse locales. Vous assistez aussi les Communication Area Managers et les Attaché-es de presse lors de cadeaux exceptionnels destinés aux ami-es de la Maison.
• Vous construisez des plans d'activation favorisant la visibilité des produits de notre Stock Presse & Influence auprès des médias, stylistes, et partenaires d’influence, en prenant en compte les spécificités liées à chacun des Métiers de la Maison (rythme des collections et saisonnalité, objectifs d’image et identité, etc.), pour répondre à notre ambition de faire rayonner l’image de la Maison. Seront également associées à cette réflexion les équipes de la filiale en charge du Retail et du Retail Merchandising.
• Vous produisez et analysez les indicateurs de performance liés à l'exploitation du Stock Presse & Influence dans un rapport biannuel (prêts vs. visibilité et couverture presse, taux de conversion etc.).
• Vous assurez la gestion quotidienne du Stock Presse & Influence (rangement, classement, maintien en bonne condition, etc.). Vous garantissez en permanence la disponibilité, la qualité et la traçabilité des pièces.
• Vous avez la charge de la gestion des entrées (livraisons, retours de prêts) et des sorties (prêts) des produits provenant du Stock Presse & Influence, tant dans les aspects logistiques (expédition, assurance, etc.) que dans le pilotage des stocks physique et digital. Vous gérez la relation et le suivi de la collaboration avec les prestataires logistiques et transporteurs. Vous optimisez les processus afin de garantir efficacité, réactivité et qualité de service.
• Vous garantissez le respect des procédures internes relatives à la manipulation, au prêt, au transport et au stockage des articles. Vous développez et formalisez les bonnes pratiques de gestion du patrimoine presse, et êtes en communication régulière avec les équipes du contrôle interne. Vous participez à l'amélioration continue des processus et des outils.
• Vous assurez l’organisation et la tenue des inventaires du stock Presse & Influence, qui doivent être organisés au moins deux fois par an. Vous êtes également en charge des démarches de déstockage, une à deux fois par an, en coordination avec votre collègue Window Officer et les équipes en charge des Opérations Retail.

Internes

Tous les services de la filiale et ses magasins, et les différentes fonctions supports d’Hermès International à Paris.

Externes

Attachées de presse, agences de voyage et conciergerie, société de production événementielle…

• Expérience minimum de 3 ans dans une fonction similaire au sein d'une Maison de luxe, d'une marque de mode ou d'un bureau de presse. Expérience avérée de la gestion de produits destinés aux relations médias
• Excellente connaissance des enjeux de presse, d'influence et de placement produit dans l'univers du luxe
• Qualités opérationnelles (organisation, anticipation, animation), rigueur, sens du détail, attention aux résultats et suivi budgétaire
• Grande rigueur dans le suivi opérationnel et la gestion des processus
• Aisance établie avec les outils IT. La maîtrise des outils de gestion de stock (LaunchMetrics, Cegid, SAP) est un vrai plus.
• Autonomie et discernement (priorisation des tâches et des challenges, reporting au Directeur de la Communication, partage de l’information avec l’équipe de la Communication de la filiale et d’Hermès International ainsi qu’avec les Attaché-es de presse)
• Excellente communication écrite comme orale en français comme en anglais ; le néerlandais ou une langue scandinave est un plus
• Savoir-faire de négociations avec partenaires et fournisseurs
• Dimension multiculturelle et internationale
• Curiosité intuitive, sensibilité artistique
• Connaissance des enjeux liés au développement durable